Quais são os elementos ou componentes principais da governança de conteúdo?
Quando se trata de governança de conteúdo, os seguintes componentes são cruciais:
- Políticas e padrões: A voz da sua marca, considerações legais e outras seções relevantes estão encapsuladas nas "regras da estrada" para o seu conteúdo.
- Funções e responsabilidades: Sem sobreposição ou ambiguidade, a delegação e atribuição podem ajudar a garantir a responsabilidade.
- Fluxos de trabalho e processos: Sistemas que garantem a eficiência ao definir o ciclo de vida de um conteúdo, desde a criação até a publicação e atividades pós-publicação.
- Tecnologia e ferramentas: Estas são as plataformas e softwares que auxiliam na criação, armazenamento e distribuição de conteúdo.
- Medição e avaliação: A avaliação dos resultados do conteúdo é fundamental para entender as otimizações que podem ser feitas.
Como você implementa uma estrutura de governança de conteúdo?
Etapas para estabelecer um sistema de governança de conteúdo incluem:
- Determinar o objetivo: Quais são os objetivos que você deseja alcançar com um gerenciamento de conteúdo melhor?
- Realizar auditoria de conteúdo: Analise e conheça o conteúdo disponível e sua unidade de armazenamento.
- Criar políticas: Estabeleça ou estipule como o conteúdo deve ser criado e gerenciado.
- Designar tarefas: Determine quem cuidará das diversas tarefas dentro do processo.
- Criar planos de entrega: Determine como o conteúdo flui dentro da organização.
- Identifique soluções apropriadas: Identifique a melhor tecnologia de conteúdo que ajudará a atingir os objetivos definidos anteriormente.
- Eduque seus funcionários: Mostre que todos conhecem as novas diretrizes.
- Avaliação e otimização: Melhore e revise continuamente seu sistema de governança.
Quais são algumas das melhores práticas para uma governança de conteúdo bem-sucedida?
Para uma governança de conteúdo eficaz, aqui estão algumas práticas recomendadas:
- Obtenha apoio da liderança para que a iniciativa seja implementada corretamente.
- Promova o trabalho em equipe entre várias equipes.
- Envolva funcionários de diferentes departamentos para uma colaboração eficiente entre equipes.
- Realize treinamentos consistentes sobre assuntos relevantes para apoiar a atualização de habilidades e conhecimentos.
- Esteja pronto para modificar sua abordagem quando necessário.
Quais são alguns desafios comuns na governança de conteúdo e como eles podem ser superados?
Estabelecer a governança de conteúdo pode exigir esforço. Considere estas barreiras:
- Sem suporte: Ajude os funcionários a entender por que e como suas funções mudam para melhor.
- Conteúdo isolado: Promova a colaboração usando sistemas centrais e trabalho em equipe.
- Contas inativas: Realize revisões periódicas de manutenção do conteúdo para verificar se precisam ser atualizados.
- Discrepância: Forneça treinamento e desenvolva manuais de estilo uniformes para eliminar discrepâncias.
- Policiamento: Explique as políticas com ênfase específica no porquê de sua importância.
Quais são alguns exemplos de governança de conteúdo em ação?
Imagine uma empresa com um blog, contas de mídia social e um site. Com a governança de conteúdo adequada, a voz da marca é a mesma em todas as formas de comunicação, as informações não são enganosas e o conteúdo é publicado regularmente. No caso de uma empresa de software, isso pode significar ter procedimentos sistemáticos para manter os documentos técnicos sempre que o software for atualizado.
Como os diferentes tipos de conteúdo (por exemplo, cópia do site, postagens em mídias sociais, documentação técnica) influenciam a governança de conteúdo?
Cada tipo de conteúdo tem seus próprios requisitos. Por exemplo, o conteúdo do site pode se concentrar no SEO e mensagens de marca, enquanto as mídias sociais se concentram em envolver o público em tempo hábil. A mídia social implora por conteúdo inovador e que chame a atenção.
Não é à toa que a documentação técnica precisa ser precisa e clara, pois o público-alvo detesta ambiguidade. Uma estrutura abrangente de governança aborda essas diferenças ao delinear políticas adaptáveis nos documentos sem sacrificar a padronização e a qualidade em todos os aspectos.
Como a tecnologia e as ferramentas podem apoiar os esforços de governança de conteúdo?
A tecnologia tem o potencial de afetar a governança de conteúdo e os fluxos de trabalho relacionados. Alguns exemplos são os seguintes:
- Sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS): Facilite a preparação do conteúdo por meio de armazenamento estruturado e configurações de função de acesso.
- Plataformas de IA (Ex.: Hocoos AI): podem criar alguns dos textos básicos para conteúdo de IA; os procedimentos de governança garantem que todos os rascunhos sejam verificados por uma pessoa em relação às regras da empresa posteriormente.
- Gerenciamento de ativos digitais (DAM): Consolide o controle sobre o uso apropriado de ativos digitais, como imagens e vídeos.
- Ferramentas de automação de fluxo de trabalho: Podem afetar a ordem de revisão e aprovação do conteúdo.
- Plataformas de análise: Fornecem informações sobre o desempenho do conteúdo, o que ajuda a decidir se ele deve ser mantido, alterado ou descontinuado permanentemente.
Essas ferramentas auxiliam na implementação de políticas e gerenciamento de processos.
Conclusão
A governança de conteúdo forma a base pela qual uma organização pode gerenciar seu conteúdo de forma eficaz. Regras e procedimentos estabelecidos podem contribuir para a consistência do conteúdo e relevância para os objetivos organizacionais. Ela garante que o conteúdo circule para pessoas, locais e momentos onde é mais necessário.
