Quais tecnologias são usadas no arquivamento de conteúdo?
As organizações usam uma variedade de ferramentas para arquivamento de conteúdo, geralmente selecionando opções que incluem bibliotecas de fitas magnéticas, soluções baseadas em nuvem e sistemas de armazenamento de objetos. A decisão de utilizar um sistema ou outro depende da quantidade de dados prevista, dos períodos de armazenamento pretendidos e das necessidades de acesso. Para apoiar a coordenação e o gerenciamento, determinados aplicativos controlam várias fases do ciclo de gerenciamento de dados.
- Bibliotecas de fitas magnéticas: Usadas para armazenar volumes de dados destinados a longos períodos de retenção e raramente exigem exame.
- Soluções de arquivamento baseadas na nuvem: Provedores como Amazon S3 Glacier e Google Cloud Storage Coldline armazenam dados remotamente, oferecendo níveis de acesso ajustáveis adequados para recuperação periódica ou adiada.
- Sistemas de armazenamento de objetos: Acomodam dados não estruturados e são caracterizados por recursos de durabilidade e escalabilidade.
- Software de arquivamento: Gerencia a classificação, indexação, migração e recuperação de dados, geralmente integrando-se com os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) existentes.
Em circunstâncias ainda mais específicas, algumas organizações podem usar armazenamento óptico (como discos Blu-ray) para arquivos imutáveis, embora isso seja menos comum para arquivamento corporativo em grande escala devido às limitações de capacidade.
Qual é a diferença entre arquivar e fazer backup de dados?
Os sistemas de arquivamento e backup têm funções diferentes dentro da estrutura de uma organização. O arquivamento retém repositórios de dados que chegaram ao fim do seu ciclo de vida. Cada tipo foca em cronogramas, acesso e intervalos de armazenamento específicos. O backup permite criar cópias de dados atualmente em uso operacional e armazená-las para recuperação de incidentes ou cenários de continuidade de negócios.
- Backup: Concentra-se em ativos dados e cria uma cópia que seria armazenada em casos onde os dados originais se tornam inacessíveis ou corrompidos.
- Arquivamento: Preserva dados inativos conforme as regras de retenção, legais e comerciais definidas. Este processo geralmente permite que o original seja removido dos sistemas primários e usado para manter registros, não para recuperar operações.
Quais são as melhores práticas para Arquivamento de Conteúdo?
As melhores práticas para arquivamento de conteúdo envolvem o estabelecimento de políticas claras de retenção de dados, classificação de dados, manutenção de metadados abrangentes, teste regular de recuperação e documentação completa da estratégia. Essas rotinas compõem a estrutura comum para dados compilados durante um período retido.
- Política de retenção de dados: Defina detalhes para a duração do armazenamento e datas futuras de remoção de arquivos, conforme apropriado.
- Classificação de dados: Agrupe os itens arquivados por categoria selecionada ou contexto original.
- Metadados abrangentes: Atribua informações de identificação ou metadados para cada registro arquivado, com o objetivo de listagem e acesso diretos.
- Teste de recuperação regular: Definir e seguir intervalos fixos para visualizar ou recuperar arquivos arquivados em cenários amostrados.
- Documentação completa: Manter uma referência escrita para tarefas e cronogramas relacionados aos processos em andamento.
Como as organizações podem garantir a segurança do conteúdo arquivado?
As organizações abordam a segurança do conteúdo arquivado usando medidas administrativas e técnicas de rotina:
- Criptografia forte: Realizada durante a transmissão e o armazenamento de dados, de acordo com regras predefinidas.
- Controles de acesso robustos: Os procedimentos de acesso por escrito atribuem níveis de permissão e especificam os processos necessários para acessar os materiais arquivados.
- Verificações regulares da integridade dos dados: comparar os valores de arquivo para evidências de consistência (por exemplo, somas de verificação).
- Atualizações de software e hardware: Realiza atualizações e avaliações de software e hardware em um cronograma de rotina com base em critérios organizacionais.
- Plano de recuperação de desastres: Mantém cópias adicionais de registros e confirma as etapas procedimentais para recuperação de informações.
Os procedimentos organizacionais definem o equilíbrio entre controlar o acesso e disponibilizar informações, se necessário.
Quais são os desafios comuns associados ao arquivamento de conteúdo?
Considerações comuns durante o arquivamento de conteúdo podem envolver o seguinte:
- Volume e diversidade de conteúdo: Influencia as abordagens de organização e classificação.
- Integridade a longo prazo e acessibilidade: Requer um planejamento cuidadoso para acomodar possíveis mudanças nas tecnologias e padrões de armazenamento.
- Conformidade regulatória em evolução: Molda os requisitos para ferramentas de arquivamento adaptáveis e atualizadas.
- Tempos de recuperação de dados: Algumas soluções de armazenamento podem resultar em prazos de recuperação mais longos, dependendo de sua estrutura.
- Custos contínuos: Envolve a delegação de recursos para processos como armazenamento de dados, manutenção e adoção de tecnologia selecionada
Para ajudar a manter a precisão dos dados e a compatibilidade de formato, recomenda-se implementar transições rotineiras de conteúdo arquivado para novas plataformas, um método conhecido como “atualização de dados”.
Conclusão
O arquivamento de conteúdo refere-se ao posicionamento, retenção e organização sistemáticos de ativos digitais para apoiar os requisitos das políticas e a gestão contínua de informações. Isso inclui gravar conteúdo, seguindo segurança padronizada e procedimentos de acessibilidade, e manter a documentação associada conforme exigido pelas condições e regulamentos. Selecionar e configurar tecnologias de arquivamento apropriadas assemelha-se a outros esforços operacionais destinados à recuperação, revisão e tratamento periódico de dados consistentes. Com o tempo, a avaliação periódica ajuda a determinar se o armazenamento e o acesso aos dados refletem os padrões organizacionais e os requisitos regulamentares atuais.
