Jakich technologii używa się do archiwizacji treści?
Organizacje korzystają z szeregu narzędzi do archiwizacji treści, często wybierając spośród opcji takich jak biblioteki taśm magnetycznych, rozwiązania chmurowe i systemy pamięci masowej obiektów. Decyzja o wykorzystaniu jednego systemu lub innego zależy od przewidywanej ilości danych, zamierzonych okresów przechowywania i potrzeb dostępu. Aby wesprzeć koordynację i zarządzanie, dane aplikacje kontrolują kilka faz cyklu zarządzania danymi.
- Biblioteki taśm magnetycznych: Służą do przechowywania dużych ilości danych przeznaczonych do długiego przechowywania i rzadko wymagają przeglądania.
- Rozwiązania archiwizacji w chmurze: Dostawcy tacy jak Amazon S3 Glacier i Google Cloud Storage Coldline przechowują dane zdalnie, oferując regulowane poziomy dostępu dostosowane do okresowego lub odroczonego pobierania.
- Systemy przechowywania obiektów: Obsługują dane nieustrukturyzowane i charakteryzują się trwałością i skalowalnością.
- Oprogramowanie do archiwizacji: Zarządza klasyfikacją, indeksowaniem, migracją i wyszukiwaniem danych, często integrując się z istniejącymi systemami zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).
W jeszcze bardziej specyficznych okolicznościach niektóre organizacje mogą korzystać z pamięci optycznej (np. płyt Blu-ray) dla niezmiennych archiwów, chociaż jest to mniej powszechne w przypadku archiwizacji na dużą skalę w przedsiębiorstwach ze względu na ograniczenia pojemności.
Jaka jest różnica między archiwizacją a tworzeniem kopii zapasowej danych?
Systemy archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych pełnią różne funkcje w strukturze organizacji. Archiwizacja zachowuje repozytoria danych, które osiągnęły koniec swojego cyklu życia. Każdy typ koncentruje się na określonych ramach czasowych, dostępie i interwałach przechowywania. Kopia zapasowa umożliwia tworzenie kopii danych aktualnie używanych operacyjnie i przechowywanie ich na potrzeby odzyskiwania po incydentach lub scenariuszy ciągłości działania.
- Kopia zapasowa: Koncentruje się na aktywnych danych i tworzy kopię, która byłaby przechowywana w przypadkach, gdy oryginalne dane stają się niedostępne lub są uszkodzone.
- Archiwizacja: Zachowuje nieaktywne dane zgodnie z określonymi zasadami przechowywania, prawnymi i biznesowymi. Ten proces często pozwala na usunięcie oryginału z systemów podstawowych i wykorzystanie go raczej do przechowywania rekordów, a nie do odzyskiwania operacji.
Jakie są najlepsze praktyki archiwizacji treści?
Najlepsze praktyki archiwizacji treści obejmują ustanowienie jasnych zasad przechowywania danych, klasyfikację danych, utrzymywanie kompleksowych metadanych, regularne testowanie odzyskiwania i dokładne dokumentowanie strategii. Te procedury tworzą wspólną strukturę dla skompilowanych danych w zachowanym okresie.
- Zasady przechowywania danych: Ustaw odpowiednie szczegóły dotyczące czasu przechowywania i przyszłych dat usunięcia plików.
- Klasyfikacja danych: Grupuj zarchiwizowane elementy według wybranej kategorii lub oryginalnego kontekstu.
- Kompleksowe metadane: Przypisz informacje identyfikujące lub metadane do każdego zarchiwizowanego rekordu, w celu prostego tworzenia list i dostępu.
- Regularne testowanie odzyskiwania: Ustaw i przestrzegaj stałych odstępów czasu do przeglądania lub pobierania zarchiwizowanych plików w przykładowych scenariuszach.
- Szczegółowa dokumentacja: Zachowaj pisemną dokumentację zadań i harmonogramów związanych z trwającymi procesami.
Jak organizacje mogą zapewnić bezpieczeństwo zarchiwizowanej treści?
Organizacje podchodzą do bezpieczeństwa zarchiwizowanych treści, stosując rutynowe środki administracyjne i techniczne:
- Silne szyfrowanie: Przeprowadzane zarówno podczas transmisji, jak i przechowywania danych, zgodnie z predefiniowanymi zasadami.
- Solidna kontrola dostępu: Pisemne procedury dostępu przypisują poziomy uprawnień i określają procesy niezbędne do uzyskania dostępu do zarchiwizowanych materiałów.
- Regularne kontrole integralności danych: porównaj wartości archiwum w celu sprawdzenia spójności (np. sumy kontrolne).
- Aktualizacje oprogramowania i sprzętu: Przeprowadza aktualizacje i oceny oprogramowania i sprzętu zgodnie z ustalonym harmonogramem, w oparciu o kryteria organizacyjne.
- Plan odzyskiwania po awarii: Utrzymuje dodatkowe kopie rekordów i potwierdza kroki proceduralne odzyskiwania informacji.
Procedury organizacyjne definiują równowagę między kontrolowaniem dostępu a udostępnianiem informacji w razie potrzeby.
Jakie są typowe wyzwania związane z archiwizacją treści?
Typowe kwestie do rozważenia podczas archiwizacji treści mogą obejmować następujące elementy:
- Objętość i różnorodność treści: Wpływa na podejście do organizacji i klasyfikacji.
- Długoterminowa integralność i dostępności: Wymaga starannego planowania, aby uwzględnić potencjalne zmiany w technologiach i standardach przechowywania.
- Ewoluujące zgodności z przepisami: Kształtuje wymagania dotyczące elastycznych i aktualnych narzędzi do archiwizacji.
- Czas pobierania danych: Niektóre rozwiązania pamięci masowej mogą skutkować dłuższym czasem pobierania, w zależności od ich struktury.
- Bieżące koszty: Wiąże się z delegowaniem zasobów na procesy takie jak przechowywanie danych, konserwacja i wdrażanie wybranych technologii
Aby pomóc w utrzymaniu dokładności danych i zgodności formatów, zaleca się wdrożenie rutynowego przenoszenia zawartości archiwalnej na nowe platformy, metodę znaną jako “odświeżanie danych”.
Podsumowanie
Archiwizacja treści odnosi się do systematycznego umieszczania, przechowywania i porządkowania zasobów cyfrowych w celu wspierania wymagań polityki i bieżącego zarządzania informacjami. Obejmuje to rejestrowanie treści, a następnie standardowe zabezpieczenia oraz procedury dotyczące dostępności, a także prowadzenie odpowiedniej dokumentacji zgodnie z wymogami warunków i przepisów. Wybór i konfiguracja odpowiednich technologii archiwizacji przypomina inne działania operacyjne mające na celu spójne wyszukiwanie, przegląd i okresowe przetwarzanie danych. Z biegiem czasu okresowa ocena pomaga ustalić, czy przechowywanie danych i dostęp do nich odzwierciedlają aktualne standardy organizacyjne i wymogi prawne.
