Kto potrzebuje DPA i dlaczego?
Organizacje każdej wielkości potrzebują umowy DPA, jeśli współpracują z zewnętrznymi podmiotami przetwarzającymi i same są klasyfikowane jako "administrator danych". Umowy te określają wymagania prawne i procedury związane z ochroną danych osobowych.
Umowy DPA są szczególnie potrzebne podczas przestrzegania różnych przepisów o ochronie danych z następujących powodów:
- Przestrzeganie odpowiednich przepisów pozwala uniknąć sankcji lub grzywien związanych z naruszeniem prywatności danych.
- Aby określić, jak podmioty przetwarzające i administratorzy będą ze sobą współpracować. Obejmuje to określenie danych, które będą przetwarzane, oraz uzasadnienie takiego przetwarzania.
Jakie są kluczowe elementy Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA)?
Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) różnią się nieznacznie w zależności od organizacji, ale ich ogólne zasady są podobne. Niektóre z głównych elementów DPA to:
- Cel: Określ dane, które planujesz przetwarzać i dlaczego jest to konieczne.
- Prawa/obowiązki: Określ, za co każda ze stron jest odpowiedzialna i jakie prawa im przysługują w trakcie całego procesu.
- Niezbędne środki: Opisz środki podjęte w całej firmie w celu ochrony danych. Należy również wspomnieć o środkach technicznych stosowanych do ochrony danych (np. wdrożenie uwierzytelniania wieluskładnikowego).
- Postanowienia dotyczące naruszenia danych: Opisz, co zrobisz w przypadku naruszenia danych i podejmij niezbędne kroki, aby zapobiec takiemu zdarzeniu.
- Prawa osoby, której dane dotyczą: Określ prawa osoby, której dane wykorzystujesz.
Poświęć czas na stworzenie jasnej DPA, która obejmuje wszystkie aspekty; jest to niezbędne do budowania zaufania.
Jakie są obowiązki podmiotu przetwarzającego w zakresie przetwarzania danych w DPA?
Obowiązki podmiotu przetwarzającego dane określają, za co podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny podczas przetwarzania danych. Zwykle obejmują one różne elementy.
- Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich instrukcji administratora danych.
- Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za zachowanie poufności danych.
- Podmiot przetwarzający musi pomagać administratorowi danych w wypełnianiu jego własnych wymogów dotyczących ochrony danych.
- Podmiot przetwarzający może ponosić odpowiedzialność za wszelkie naruszenia ochrony danych.
- Administrator danych może przeprowadzić audyt podmiotu przetwarzającego w dowolnym momencie.
- Podmiot przetwarzający może być zobowiązany do przekazania administratorowi danych dalszych informacji na temat sposobu przetwarzania danych.
W jaki sposób DPA chroni prawa osób, których dane dotyczą?
Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) określają obowiązki i prawa zarówno podmiotów przetwarzających dane, jak i administratorów danych, co może przyczynić się do ochrony praw osób, których dane dotyczą. Dokumenty te są opracowywane zgodnie z przepisami i tworzą ramy dla odpowiedzialnego przetwarzania danych. Poprzez określenie obowiązków i praw, DPA stanowią kluczowy element procedur zapewniania transparentności.
Organy ochrony danych osobowych (ODO) są również ważne dla poszanowania żądań osób, których dane dotyczą. Dokumentacja ta może obejmować prawo do:
- Żądania zmian w danych
- Usunięcia danych, jeśli nie są już potrzebne
- Dostępu do informacji osobistych
Podmioty przetwarzające mają jasne wytyczne dotyczące tego, co im wolno, a czego nie wolno robić, minimalizując ryzyko niezgodności z przepisami.
W jaki sposób organizacje zgłaszają naruszenia danych w ramach DPA?
Zgodnie z przepisami RODO, organizacje muszą zgłaszać naruszenia ochrony danych w ciągu 72 godzin od ich wykrycia.
Jesteś odpowiedzialny za kontakt z organem ochrony danych osobowych (ODO). Składając raport, musisz uwzględnić wiele szczegółów, takich jak:
- Rodzaj i charakter naruszenia ochrony danych
- Przybliżona liczba osób, których dane dotyczą
- Kategorie osób, których dotyczy naruszenie
- Podjęte kroki w celu zminimalizowania skutków naruszenia
W przypadku naruszeń danych sklasyfikowanych jako poważne, takich jak cyberataki, czas na zgłoszenie wynosi nadal 72 godziny. Możesz postępować zgodnie z wytycznymi DPA dotyczącymi zgłaszania naruszeń, a także ważne jest, aby opracować plan reagowania na incydenty. Plan reagowania na incydenty powinien obejmować:
- Procedury wykrywania naruszeń
- Ocena ryzyka
- Zgłaszanie naruszeń danych
- Reagowanie na problem i jego powstrzymywanie tak szybko, jak to możliwe
Co dzieje się z danymi po zakończeniu umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA)?
Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) mogą zostać rozwiązane, gdy przetwarzane dane nie są już potrzebne. Podczas procesu rozwiązania umowy podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za bezpieczne usunięcie wszystkich danych osobowych. Alternatywnie może on zwrócić informacje administratorowi danych, zgodnie z jego instrukcjami.
Nawet na tym etapie umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) jest nadal ważna. Ta dokumentacja musi identyfikować cały proces usuwania/zwrotu danych, aby wszystkie strony mogły go śledzić. Jest to jeszcze ważniejsze dla zapobiegania niewłaściwemu wykorzystaniu danych.
W niektórych przypadkach podmiot przetwarzający może potrzebować udowodnić, że usunął lub zwrócił dane. W związku z tym powinien przechowywać rejestry.
Jakie są kary za nieprzestrzeganie umowy DPA?
Kary za nieprzestrzeganie GDPR i innych przepisów za pośrednictwem DPA mogą być znaczące, dlatego ważne jest, aby je zrozumieć i ich unikać. Jeśli Twoja siedziba znajduje się w UE/EOG, RODO może nałożyć grzywnę w wysokości 4% globalnego rocznego obrotu lub 20 mln euro – w zależności od tego, która kwota jest wyższa.
Chociaż kary te są wysokie, służą jako środek odstraszający dla podmiotów nieprzestrzegających przepisów. Zrozumienie, co należy uwzględnić w DPA, a także bezpieczne przetwarzanie danych, są niezbędne. Powinieneś znać najczęstsze rodzaje naruszeń; zazwyczaj wiążą się one ze złymi praktykami bezpieczeństwa, które prowadzą do wycieków danych.
Nigdy nie przetwarzaj danych osobowych bez uprzedniej zgody; możesz ją uzyskać za pośrednictwem banerów dotyczących plików cookie i potwierdzeń zgody na stronie internetowej.
Podsumowanie
Umowy o przetwarzaniu danych są kluczowe dla firm działających w jurysdykcjach, gdzie ochrona danych jest traktowana poważnie. Dokumentacja powinna wyraźnie określać role i obowiązki wszystkich, a także zawierać plan działania na wypadek potencjalnych naruszeń.
Umowy o przetwarzaniu danych (DPA) budują zaufanie klientów i zapewniają im transparentność w zakresie przetwarzania ich informacji. Upewnij się, że wszyscy zaangażowani, w tym podmioty przetwarzające i administratorzy danych, znają swoje prawa i obowiązki.
