Chi ha bisogno di un DPA e perché?
Le organizzazioni di tutte le dimensioni necessitano di un DPA se lavorano con responsabili del trattamento terzi e sono esse stesse classificate come "titolari del trattamento". Questi accordi definiscono i requisiti legali e le procedure relative alla protezione di dati personali.
Sono necessari i DPA in particolare per conformarsi alle diverse normative sui dati per i seguenti motivi:
- Evitare sanzioni o multe relative alle violazioni della privacy dei dati è possibile attenendosi alle normative pertinenti.
- Per delineare come i responsabili del trattamento e i titolari lavoreranno insieme. Ciò include la definizione dei dati che verranno elaborati e le motivazioni alla base di tale trattamento.
Quali sono gli elementi chiave di un Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA)?
I DPA differiscono leggermente da organizzazione a organizzazione, ma i loro principi generali sono simili. Alcuni degli elementi principali di un DPA sono:
- Scopo: Descrivi i dati che prevedi di elaborare e perché ne hai bisogno.
- Diritti/responsabilità: Identifica di cosa è responsabile ciascuna parte e i diritti che ha durante tutto il processo.
- Misure essenziali: Descrivi le misure aziendali che hai adottato per proteggere i dati. Dovresti anche menzionare quali misure tecniche stai utilizzando per proteggere i dati (ad esempio, l'implementazione dell'autenticazione a più fattori).
- Disposizioni in caso di violazione dei dati: Descrivi cosa farai in caso di violazione dei dati e adotta le misure necessarie per impedirne il verificarsi.
- Diritti dell'interessato: Identifica i diritti della persona di cui stai utilizzando i dati.
Dedica del tempo alla creazione di un DPA chiaro che copra tutti gli aspetti; questo è essenziale per costruire la fiducia.
Quali sono gli obblighi del responsabile del trattamento dei dati in un DPA?
Gli obblighi di gestione del responsabile del trattamento dei dati identificano le responsabilità del responsabile del trattamento dei dati durante la gestione dei dati. Questi di solito coprono i vari elementi.
- Il responsabile del trattamento è responsabile dell'osservanza di tutte le istruzioni del titolare del trattamento.
- Il responsabile del trattamento è responsabile di mantenere la riservatezza dei dati.
- Il responsabile del trattamento deve aiutare il titolare del trattamento a soddisfare i propri requisiti di protezione dei dati.
- Il responsabile del trattamento potrebbe essere responsabile per qualsiasi violazione dei dati.
- Il titolare del trattamento può controllare il responsabile del trattamento in qualsiasi momento.
- Il responsabile del trattamento potrebbe dover fornire al titolare del trattamento ulteriori informazioni su come sta elaborando i dati.
In che modo un DPA protegge i diritti degli interessati?
Gli Accordi sulla Protezione dei Dati (DPA) definiscono i doveri e i diritti sia dei responsabili del trattamento che dei titolari del trattamento, il che può contribuire a salvaguardare i diritti degli interessati. Questi documenti sono sviluppati in conformità con le normative e creano un quadro per un trattamento responsabile dei dati. Definendo obblighi e diritti, i DPA costituiscono una parte fondamentale delle procedure di trasparenza.
I DPA sono importanti anche per il rispetto delle richieste degli interessati. Questa documentazione può includere il diritto di:
- Richiedere modifiche ai dati
- Eliminare i dati se non sono più necessari
- Accedere alle informazioni personali
Gli incaricati del trattamento hanno linee guida chiare su ciò che possono e non possono fare, riducendo al minimo il rischio di non conformità normativa.
Ai sensi di un DPA, come segnalano le organizzazioni le violazioni dei dati?
In base al regolamento GDPR, le organizzazioni devono segnalare le violazioni dei dati entro 72 ore dalla loro scoperta.
Sei responsabile di contattare l'Autorità di Protezione dei Dati (DPA). Quando invii la tua segnalazione, devi fornire diversi dettagli. Questi includono:
- Il tipo e la natura della violazione dei dati
- Numero approssimativo di persone interessate
- Le categorie di persone interessate dalla violazione
- Cosa hai fatto per ridurre al minimo l'impatto
Per le violazioni classificate come gravi, come i cyberattacchi, il termine per la segnalazione rimane di 72 ore. È possibile seguire le linee guida del DPA per la segnalazione delle violazioni, ed è anche importante aver compilato un piano di risposta agli incidenti. Nel piano di risposta agli incidenti, è necessario includere:
- Procedure di rilevamento delle violazioni
- Valutazione dei rischi
- Segnalazione delle violazioni dei dati
- Rispondere e contenere il problema il prima possibile
Cosa succede ai dati alla fine di un Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA)?
Gli accordi con il DPA possono essere risolti quando i dati trattati non sono più necessari. Durante il processo di risoluzione, il responsabile del trattamento è responsabile dell'eliminazione di tutti i dati personali in modo sicuro. In alternativa, possono restituire le informazioni al titolare del trattamento, in base a quanto indicato da quest'ultimo.
Anche a questo punto, il DPA è ancora importante. Questa documentazione deve identificare l'intero processo di eliminazione/restituzione in modo che tutte le parti possano seguirlo. È ancora più importante per impedire l'uso improprio dei dati.
In alcuni casi, il responsabile del trattamento potrebbe dover dimostrare di aver cancellato o restituito le informazioni. Di conseguenza, dovrebbe conservare delle registrazioni.
Quali sono le sanzioni per la non conformità a un DPA?
Le sanzioni per la mancata conformità a GDPR e ad altri regolamenti tramite un DPA possono essere significative, ed è quindi importante comprenderle ed evitarle. Se la tua sede è nell'UE/SEE, il GDPR potrebbe imporre una multa del 4% del fatturato annuo globale o di 20 milioni di euro, a seconda di quale sia l'importo maggiore.
Sebbene queste sanzioni siano elevate, esse servono da deterrente per i non conformi. Comprendere cosa si dovrebbe includere nel proprio DPA, insieme all'elaborazione sicura dei dati, sono entrambi essenziali. Si dovrebbero conoscere i tipi di violazione più comuni; questi normalmente riguardano cattive pratiche di sicurezza che comportano violazioni dei dati.
Inoltre, non dovresti mai elaborare dati personali senza aver ricevuto il consenso; puoi ottenerlo tramite i banner dei cookie del sito web e le conferme di opt-in.
Conclusione
I Data Processing Agreements (DPA) sono cruciali per le aziende che operano in giurisdizioni in cui la protezione dei dati viene presa seriamente. La tua documentazione dovrebbe delineare esplicitamente i ruoli e le responsabilità di tutti e devi anche delineare cosa farai per contenere potenziali violazioni.
Dovresti anche utilizzare i DPA per costruire fiducia con i tuoi clienti e offrire loro trasparenza su come gestisci le loro informazioni. Assicurati che tutte le persone coinvolte, inclusi i responsabili del trattamento e i titolari del trattamento, conoscano i propri diritti e obblighi.
