¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

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Los sistemas de gestión de inventario son herramientas y procesos utilizados para, como su nombre lo indica, gestionar el inventario. Se utilizan principalmente en empresas que venden productos físicos. Las empresas utilizarán la tecnología para gestionar y optimizar diferentes aspectos, observando cuánto stock les queda antes de tener que hacer un pedido; esto es fundamental para la precisión.

Los sistemas de gestión de inventario también son importantes para garantizar la máxima eficiencia; también debe utilizar estos procesos para pedir nuevas existencias si se agotan.

Además de evitar el temido "fuera de stock", la gestión de inventario es vital por varias otras razones. No tener demasiado inventario es importante para optimizar sus costos de almacenamiento, especialmente si es nuevo en el negocio. Equilibrar la cantidad de inventario que mantiene almacenado también es imperativo para equilibrar la satisfacción del cliente y las ganancias.

Puntos clave:
  • Optimizar su inventario es importante para las operaciones de su negocio
  • Existen diferentes tipos de sistemas de gestión de inventario; necesita considerar todas las opciones
  • Considere el impacto que la tecnología puede tener en su gestión de inventario
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La gestión de inventario permite el seguimiento del inventario y elementos relacionados a lo largo del proceso de ventas. Debe saber qué sucede cuando solicita un producto a su proveedor y tener total transparencia cuando llega a la puerta de su cliente. 

Los aspectos de la gestión de inventario incluyen: 

  • Reabastecer automáticamente los productos cuando el inventario cae por debajo de un umbral establecido. 

  • Mantener un recuento de inventario preciso y actualizado juega un papel vital en la gestión eficaz de los niveles de stock. 

  • Proyecte las ventas y la demanda futura para adaptarse en consecuencia.
Análisis en profundidad:
Considere varios elementos cuando comience a buscar un sistema de gestión de inventario. El seguimiento en tiempo real es imperativo; Hocoos, por ejemplo, tiene una función de seguimiento de inventario integrada en sus ofertas. 

¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de gestión de inventario?

Encontrará cuatro tipos principales de sistemas de gestión de inventario. Cada uno de ellos atenderá diferentes necesidades comerciales y también tienen diversos elementos de aporte tecnológico. El sistema que elija dependerá de numerosos factores, como el tamaño de su empresa y el presupuesto actual. También debe considerar cuántos artículos tiene en su catálogo de inventario. 

A continuación se muestran los cuatro tipos principales de sistemas de gestión de inventario que debe conocer:

  • Sistemas manuales: Aquí, actualizarás las hojas de cálculo manualmente y contarás los artículos en persona. Esto es lo que suelen usar las pequeñas empresas con pocas existencias y no demasiadas herramientas en su inventario. 

  • Sistemas de código de barras: Con este tipo de sistema de gestión de inventario, se realiza un seguimiento del inventario mediante el escaneo de un código de barras. Puedes ver que este tipo de gestión de inventario se utiliza en las tiendas de comestibles. 

  • Sistemas de identificación por radiofrecuencia: También conocidos como sistemas RFID. Las estadísticas de seguimiento se proporcionan en tiempo real a través de ondas de radio. Esta opción puede ser adecuada para marcas más grandes con mayores presupuestos y limitaciones de tiempo. 

  • Sistemas basados en la nube: Rastrea artículos a través de Internet. Esta es una opción si tienes un negocio en línea o vendes tus artículos a través de dropshipping. 

¿Cuál es la diferencia entre los sistemas de inventario periódico y perpetuo?

Cuando se aprende sobre la gestión de inventario, es importante entender la diferencia entre los sistemas perpetuos y periódicos. Los sistemas periódicos son como su nombre indica; hacen un seguimiento del inventario en fases regulares. Por ejemplo, una empresa podría comprobar sus existencias cada semana.

Los sistemas de inventario periódico implican contar físicamente sus productos. 

Por otro lado, debería utilizar sistemas de inventario perpetuo si gestiona grandes volúmenes de stock. Mientras que los sistemas periódicos usan intervalos, los sistemas de inventario perpetuo actualizan el volumen del inventario las 24 horas del día. 

No hay una respuesta correcta o incorrecta sobre cuál elegir. Deberá pensar en las necesidades únicas de su negocio. Si las actualizaciones en tiempo real y la máxima precisión en los informes son importantes para usted, elija los sistemas de inventario perpetuo. Sin embargo, si no tiene un gran presupuesto y no tiene un inventario enorme, los sistemas periódicos pueden funcionar mejor para usted. 

¿Cómo elijo el sistema de gestión de inventario adecuado para mi negocio?

Sus elecciones de sistema de gestión de inventario estarán influenciadas por múltiples aspectos. En primer lugar, piense en el tamaño de su inventario. ¿Necesita rastrear docenas de productos y, por lo tanto, requiere algo más técnico? 

Elegir algo que se ajuste a tu presupuesto también es crucial. Puedes actualizar más tarde si es necesario, pero deberías empezar poco a poco si todavía estás en la fase inicial. También es una buena idea considerar las integraciones que puedas necesitar y los tipos de artículos en tu inventario. 

También es esencial considerar tus necesidades y cualquier tecnología que requieras para alcanzar tus objetivos. Piensa en todo esto con mucho detalle antes de tomar tu decisión. 

Análisis en profundidad:
Además de pensar en tus necesidades actuales, también es importante considerar cualquier necesidad que pueda surgir en el futuro. Es más, es vital que mires las cosas desde un punto de vista objetivo y no elijas simplemente lo que parezca más atractivo o cueste menos. 

¿Qué factores debo considerar al elegir un sistema?

Más allá de los elementos que ya hemos discutido, debes profundizar al elegir tu sistema de gestión de inventario. Los aspectos a considerar son: 

  • Facilidad de uso: Necesitas elegir un producto con una curva de aprendizaje mínima y que sea lo suficientemente fácil para que lo uses con frecuencia. 

  • Soporte del proveedor: Considere el nivel de soporte disponible (por ejemplo, chat en vivo y correo electrónico); elija algo que se ajuste a sus preferencias. 

  • Accesibilidad entre dispositivos: Elija algo que pueda usar en computadoras de escritorio y dispositivos móviles. 

  • Herramientas de informes: Busque un sistema con los parámetros de informes que necesita para su negocio. 

  • Seguridad: Elija un sistema con funciones de seguridad integrales y, preferiblemente, uno que pueda personalizar a este respecto. 
Consejo profesional:
Programe una demostración con cada sistema al que esté pensando suscribirse. Luego, puede decidir con su equipo si es lo suficientemente bueno para lo que desea lograr. 

Existen varios sistemas de gestión de inventario que cubren los diferentes aspectos mencionados anteriormente. Zoho Inventory e inFlow Inventory son dos opciones. Los precios varían de un servicio a otro, y el nivel de funciones disponibles también difiere. 

¿Cuáles son algunos desafíos comunes de la gestión de inventario?

Además de las ventajas de la gestión de inventario, también es importante pensar en algunos problemas que puede encontrar. Algunos de estos incluyen: 

  • Precisión de datos: Debe asegurarse de que sus datos sean precisos. 

  • Exceso de existencias y falta de existencias: Asegúrese de tener el nivel correcto de existencias. 

  • Previsión: Asegúrese de elegir una herramienta que tenga pronósticos precisos; esto es vital para administrar el inventario. 

  • Visibilidad: Elija una herramienta con una transparencia clara. 
Consejo profesional:
Realice auditorías periódicas y aborde los problemas a medida que surjan.  

Es difícil predecir con exactitud el futuro de la gestión de inventario, pero podemos hacer algunas predicciones. Las tendencias tecnológicas, como blockchain y la inteligencia artificial (IA), probablemente tendrán impactos significativos en la gestión de inventario y en las herramientas utilizadas para rastrearlo. 

La sostenibilidad también es un punto clave a tener en cuenta; deberá pensar en su huella de carbono. Asegúrese de leer las últimas noticias de su sector y del mundo empresarial en general. 

Análisis en profundidad:
Los sistemas basados en la nube ofrecen flexibilidad y adaptabilidad, mientras que los sistemas tradicionales pueden ser más rígidos. Considere los primeros.

Conclusión

Para gestionar su tienda de comercio electrónico Los sistemas de gestión de inventario son importantes para garantizar que conozca sus niveles de stock. Necesita un sistema con informes precisos y que se ajuste al tamaño/necesidades de su negocio. También es vital considerar la escalabilidad si planea crecer en el futuro. 

Tómese el tiempo para considerar los diferentes tipos de gestión de inventario. También debe pensar en su presupuesto y otras funciones (por ejemplo, herramientas de seguridad).

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