Che cos'è il Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)?

Quali tipi di informazioni personali e organizzazioni sono coperti dal PIPEDA? 

PIPEDA è rilevante per qualsiasi entità, come aziende e organizzazioni non profit, che raccoglie, utilizza o divulga personali e informazioni sensibili per scopi commerciali. Comprende anche le informazioni personali dei dipendenti e di altre parti interessate, come clienti, utenti e altre persone. Di seguito sono riportati esempi di informazioni personali protette da PIPEDA:

• Nome;

• Indirizzo;

• Numero di telefono;

• Indirizzo e-mail;

• Numero di assicurazione sociale;

• Informazioni sulla carta di credito;

• Cartelle cliniche;

• Storia lavorativa. 

Tutte le organizzazioni che rientrano nell'ambito di applicazione del PIPEDA devono aderire ai dieci principi di corrette pratiche informative contenuti nella legge, che disciplinano la raccolta, l'utilizzo e la condivisione delle informazioni personali.

In che modo funziona il consenso di un individuo alla raccolta di informazioni personali ai sensi del PIPEDA e come può essere ottenuto validamente? 

Il PIPEDA prevede che un'organizzazione debba ottenere il tuo consenso prima di raccogliere, utilizzare o condividere i tuoi dati personali. Il consenso deve essere informato e volontario. Il consenso informato stabilisce che dovresti sapere quali informazioni vengono raccolte, lo scopo della loro raccolta e con chi verranno condivise. 

Il PIPEDA dovrebbe essere modificato per includere il diritto delle persone ad accedere, correggere e trasferire le proprie informazioni personali e quali sono le potenziali implicazioni di tale modifica? 

È stato proposto un emendamento al PIPEDA che prevede la possibilità per le persone di accedere, modificare e trasferire le informazioni personali registrate dalle aziende sul loro conto. La modifica mira ad aumentare il controllo sulle informazioni personali fornite dagli individui.  

Potenziali vantaggi: L'aggiunta di questi diritti potrebbe:

• Promuovere una maggiore fiducia grazie a una maggiore trasparenza sull'utilizzo dei dati.

• Responsabilizzare le persone migliorando le capacità di gestione dei dati, portando a scelte più consapevoli.

• Consentire ai fornitori di servizi di competere facilitando il trasferimento dei dati tra i servizi.  

Potenziali sfide: Queste modifiche potrebbero anche comportare:

• Spese relativamente elevate per le organizzazioni per soddisfare nuove richieste e modificare i processi a livello tecnologico e operativo.

• Limitazioni imposte dai nuovi diritti individuali (in particolare la portabilità) sulla necessità di dati per innovare o personalizzare i servizi.

Quali sono i limiti del PIPEDA nel contesto dei trasferimenti internazionali di dati e come possono essere affrontati? 

Il PIPEDA gestisce i trasferimenti internazionali di dati principalmente con il principio di responsabilità. Ciò significa che l'organizzazione che trasferisce i dati ne è responsabile. Questo sistema è diverso da altre regioni in cui le disposizioni sulla protezione dei dati per il paese ricevente potrebbero richiedere un consenso specifico per la regione, che richiama una determinazione formale di adeguatezza o qualche altro quadro di accettazione per valutare come viene offerta la protezione dei dati nel paese in cui i dati vengono inviati. Le azioni specifiche intraprese in merito a questi problemi includono:  

• Responsabilità: Qualsiasi organizzazione che trasferisce dati personali al di fuori del Canada rimane responsabile della loro protezione.  

• Protezione comparabile: L'organizzazione deve garantire contrattualmente un livello di protezione comparabile per le informazioni mentre vengono elaborate da terze parti all'estero.  

• Trasparenza: Le organizzazioni devono informare gli individui, di solito attraverso le informative sulla privacy, che le loro informazioni potrebbero essere trasferite ed elaborate al di fuori del Canada e potrebbero essere soggette alle leggi di quei paesi stranieri.

In che modo il PIPEDA gestisce le violazioni dei dati e gli incidenti di sicurezza e quali sono gli obblighi di segnalazione per le organizzazioni? 

Ai sensi del PIPEDA, le organizzazioni sono tenute a proteggere i dati personali con misure ragionevoli. In caso di violazione di una qualsiasi di queste misure di sicurezza, le organizzazioni devono valutare, considerando la sensibilità della violazione e il potenziale danno, se sussiste o meno un rischio reale di danno significativo (RROSH). Se la soglia RROSH viene raggiunta, le organizzazioni devono:  

• Segnalare la violazione all'Office of the Privacy Commissioner (OPC) il prima possibile;

• Notificare tempestivamente le persone interessate, in modo che le persone colpite dal danno possano comprendere la violazione e cercare di mitigarla.

Inoltre, indipendentemente da qualsiasi determinazione RROSH, le organizzazioni devono conservare la documentazione di tutte le violazioni della sicurezza per un periodo di 24 mesi e fornire tali registri all'OPC quando richiesto. La violazione deliberata di questi requisiti per la segnalazione, la notifica o la conservazione dei registri può comportare sanzioni.

Quali sono le vostre responsabilità ai sensi del PIPEDA come organizzazione o individuo? 

Mentre il PIPEDA consente alle persone di assumere il controllo dei propri dati personali conferendo loro diritti specifici, esso delinea anche principalmente gli obblighi che un'organizzazione ha in relazione alle proprie attività commerciali. Le responsabilità organizzative, basate su 10 FIP, includono:

• Responsabilità: Identificare una persona che garantisca la conformità con le politiche e le procedure sulla privacy e sia responsabile della protezione delle informazioni personali all'interno dell'organizzazione.

• Identificazione degli scopi: La specifica dello scopo deve avvenire prima della raccolta delle informazioni o contemporaneamente all'attività.

• Consenso: Raccogliere, utilizzare o divulgare informazioni personali dopo aver ottenuto un consenso adeguato.

• Limitazione della raccolta: Raccogliere le informazioni in modo corretto e lecito ed esclusivamente nell'ambito delle finalità individuate.

• Limitazione dell'uso, divulgazione e conservazione: Utilizzare/divulgare solo per gli scopi dichiarati; conservare solo per il tempo necessario.

• Accuratezza: Le informazioni conservate devono essere verificate per essere complete, aggiornate e pertinenti allo scopo.

• Misure di sicurezza: Limitare l'accesso alle informazioni e proteggerle dall'accesso non autorizzato utilizzando misure di sicurezza ragionevoli corrispondenti alla sensibilità delle informazioni.

• Trasparenza: Le organizzazioni devono divulgare le politiche e le pratiche relative alla gestione delle informazioni.

• Accesso individuale: Le informazioni rilevanti per i clienti vengono fornite insieme alle opportunità di apportare modifiche.

• Contestazione della conformità: L'organizzazione deve sviluppare politiche per ricevere e rispondere a domande e reclami riguardanti la conformità dell'organizzazione alle sue politiche e procedure sulla privacy.

Se un utente ha domande sul PIPEDA o dubbi sulla privacy, quali passi deve compiere per sollevare le proprie preoccupazioni e cercare una soluzione? 

Per chiarimenti sul PIPEDA o qualsiasi altra questione relativa alla privacy, il primo passo è contattare l'organizzazione specifica che ritieni gestisca le tue informazioni. Il loro indirizzo e numero di telefono sono presenti sul sito web o nelle informative sulla privacy. Se la risposta dell'organizzazione non è soddisfacente, è possibile presentare un reclamo all'Ufficio del Commissario per la privacy del Canada (OPC). Alcuni esempi di domande da rivolgere all'organizzazione includono:  

• Quale tipo di informazioni vengono raccolte da me?

• In che modo utilizzate le mie informazioni?

• Chi ha accesso ai miei dati?

Quali sono le potenziali conseguenze della violazione del PIPEDA per le organizzazioni e gli individui? 

In caso di violazione della legge, il PIPEDA può applicare le seguenti misure:

Per le organizzazioni:

• Finanziarie: Potenziali multe fino a $100.000 CAD per la violazione consapevole di specifici obblighi (come la segnalazione delle violazioni o le regole di conservazione dei registri), oltre a possibili ordinanze del tribunale per risarcire le persone colpite.

• Legali: Esposizione a cause legali da parte di individui che chiedono il risarcimento dei danni derivanti dalla violazione.

• Reputazionali: Danno alla reputazione del marchio dell'organizzazione e perdita della fiducia dei clienti.

Per le persone:

• Danni: Le persone i cui diritti alla privacy vengono violati possono subire conseguenze come perdite finanziarie, furto di identità o danni alla reputazione.

• Risarcimento: Le persone colpite possono presentare reclami all'Office of the Privacy Commissioner of Canada e possono chiedere il risarcimento dei danni attraverso i tribunali.

Conclusione 

Il Personal Information Protection and Electronic Documents Act, o PIPEDA, è una delle principali normative che tutelano i dati in Canada. PIPEDA garantisce la gestione responsabile delle informazioni personali. Si basa su 10 principi guida, come la protezione dei dati e la limitazione delle informazioni raccolte a ciò che è essenziale. Inoltre, i dati raccolti devono essere mantenuti riservati, insieme all'uso di misure di sicurezza per impedire la divulgazione non autorizzata. 

La modifica proposta all'attuale PIPEDA consente alle persone di accedere, correggere e trasferire i propri dati personali, il che potrebbe fornire agli individui un controllo più significativo sulle proprie informazioni rispetto allo stato attuale. Sebbene vi siano lacune nel trasferimento internazionale dei dati e nella protezione dei diritti individuali rispetto alla protezione degli interessi commerciali, la legislazione sull'uso della privacy e dei dati andrà sicuramente a beneficio dei canadesi. Sono in corso sforzi per perfezionare le leggi sulla privacy in modo che le persone e le aziende possano utilizzare la tecnologia moderna senza dover affrontare perdite di dati meno dannose.