Quali tecnologie vengono utilizzate nell'archiviazione dei contenuti?
Le organizzazioni utilizzano una gamma di strumenti per l'archiviazione dei contenuti, spesso selezionando tra opzioni che includono librerie di nastri magnetici, soluzioni basate su cloud e sistemi di archiviazione a oggetti. La decisione di utilizzare un sistema o un altro dipende dalla quantità di dati prevista, dai periodi di archiviazione previsti e dalle esigenze di accesso. Per supportare il coordinamento e la gestione, date applicazioni controllano diverse fasi del ciclo di gestione dei dati.
- Librerie di nastri magnetici: Utilizzate per archiviare volumi di dati destinati a lunghi periodi di conservazione e che raramente richiedono un esame.
- Soluzioni di archiviazione basate su cloud: Provider come Amazon S3 Glacier e Google Cloud Storage Coldline archiviano i dati in remoto, offrendo livelli di accesso regolabili adatti al recupero periodico o differito.
- Sistemi di archiviazione a oggetti: Alloggiano dati non strutturati e sono caratterizzati da funzionalità di durabilità e scalabilità.
- Software di archiviazione: Gestisce la classificazione, l'indicizzazione, la migrazione e il recupero dei dati, integrandosi spesso con i sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) esistenti.
In circostanze ancora più specifiche, alcune organizzazioni potrebbero utilizzare l'archiviazione ottica (come i dischi Blu-ray) per archivi immutabili, sebbene ciò sia meno comune per l'archiviazione aziendale su larga scala a causa delle limitazioni di capacità.
Qual è la differenza tra l'archiviazione e il backup dei dati?
I sistemi di archiviazione e di backup hanno funzioni diverse all'interno di una struttura organizzativa. L'archiviazione conserva i repository di dati che hanno raggiunto la fine del loro ciclo di vita. Ogni tipo si concentra su particolari tempi, accessi e intervalli di archiviazione. Il backup consente di creare copie dei dati attualmente in uso operativo e di archiviarle per scenari di ripristino di incidenti o di continuità aziendale.
- Backup: Si concentra su attivi dati e ne crea una copia che verrebbe archiviata nei casi in cui i dati originali diventassero irraggiungibili o fossero corrotti.
- Archiviazione: Conserva dati inattivi secondo le regole di conservazione, legali e aziendali definite. Questo processo spesso consente di rimuovere l'originale dai sistemi primari e di utilizzarlo piuttosto per la conservazione dei record, non per il ripristino delle operazioni.
Quali sono le migliori pratiche per l'archiviazione dei contenuti?
Le migliori pratiche per l'archiviazione dei contenuti prevedono la definizione di chiare politiche di conservazione dei dati, la classificazione dei dati, il mantenimento di metadati completi, il test regolare del recupero e la documentazione completa della strategia. Queste routine costituiscono la struttura comune per i dati compilati in un periodo di conservazione.
- Politica di conservazione dei dati: Impostare i dettagli per la durata dell'archiviazione e le date future di rimozione dei file, se necessario.
- Classificazione dei dati: Raggruppare gli elementi archiviati per categoria selezionata o contesto originale.
- Metadati completi: Assegnare informazioni identificative o metadati per ciascun record archiviato, allo scopo di semplificare l'elenco e l'accesso.
- Test di recupero regolari: Imposta e segui intervalli fissi per visualizzare o recuperare file archiviati in scenari campione.
- Documentazione completa: Mantieni un riferimento scritto per attività e tempi relativi ai processi in corso.
In che modo le organizzazioni possono garantire la sicurezza dei contenuti archiviati?
Le organizzazioni affrontano la sicurezza dei contenuti archiviati utilizzando misure amministrative e tecniche di routine:
- Crittografia forte: Eseguita sia durante la trasmissione che l'archiviazione dei dati secondo regole predefinite.
- Controlli di accesso robusti: Le procedure di accesso scritte assegnano livelli di autorizzazione e specificano i processi necessari per raggiungere i materiali archiviati.
- Controlli regolari dell'integrità dei dati: confrontare i valori di archivio per verificare la coerenza (ad esempio, checksum).
- Aggiornamenti software e hardware: Esegue aggiornamenti e valutazioni di software e hardware con una pianificazione di routine basata su criteri organizzativi.
- Piano di disaster recovery: Mantiene copie aggiuntive dei record e conferma le procedure per il recupero delle informazioni.
Le procedure organizzative definiscono l'equilibrio tra il controllo dell'accesso e la disponibilità delle informazioni, se necessario.
Quali sono le sfide più comuni associate all'archiviazione dei contenuti?
Le considerazioni comuni durante l'archiviazione dei contenuti possono includere quanto segue:
- Volume e diversità dei contenuti: Influenza gli approcci all'organizzazione e alla classificazione.
- Integrità a lungo termine e accessibilità: Richiede un'attenta pianificazione per far fronte a potenziali cambiamenti nelle tecnologie e negli standard di archiviazione.
- Conformità normativa in evoluzione: Definisce i requisiti per strumenti di archiviazione adattabili e aggiornati.
- Tempi di recupero dei dati: Alcune soluzioni di archiviazione possono comportare tempi di recupero più lunghi, a seconda della loro struttura.
- Costi correnti: Comporta la delega di risorse per processi come l'archiviazione dei dati, la manutenzione e l'adozione di tecnologie selezionate
Per contribuire a mantenere l'accuratezza dei dati e la compatibilità dei formati, si consiglia di implementare transizioni periodiche dei contenuti di archivio verso nuove piattaforme, un metodo noto come “data refreshing”.
Conclusione
L'archiviazione dei contenuti si riferisce al posizionamento, alla conservazione e all'organizzazione sistematici delle risorse digitali a supporto dei requisiti delle policy e della gestione continua delle informazioni. Ciò include la registrazione dei contenuti, seguendo standard di sicurezza e procedure di accessibilità, e il mantenimento della documentazione associata come richiesto dalle condizioni e dai regolamenti. La selezione e la configurazione di tecnologie di archiviazione appropriate sono simili ad altri sforzi operativi volti al recupero, alla revisione e alla gestione periodica dei dati in modo coerente. Nel tempo, la valutazione periodica aiuta a determinare se l'archiviazione e l'accesso ai dati riflettano gli standard organizzativi e i requisiti normativi attuali.
