¿Qué tecnologías se utilizan en el archivado de contenido?
Las organizaciones utilizan una variedad de herramientas para el archivado de contenido, a menudo seleccionando entre opciones que incluyen bibliotecas de cintas magnéticas, soluciones basadas en la nube y sistemas de almacenamiento de objetos. La decisión de utilizar un sistema u otro depende de la cantidad de datos prevista, los períodos de almacenamiento previstos y las necesidades de acceso. Para facilitar la coordinación y la gestión, determinadas aplicaciones controlan varias fases del ciclo de gestión de datos.
- Bibliotecas de cintas magnéticas: Se utilizan para almacenar grandes volúmenes de datos destinados a largos períodos de retención y que rara vez requieren revisión.
- Soluciones de archivo basadas en la nube: Proveedores como Amazon S3 Glacier y Google Cloud Storage Coldline almacenan datos de forma remota, ofreciendo niveles de acceso ajustables adecuados para la recuperación periódica o diferida.
- Sistemas de almacenamiento de objetos: Acomodan datos no estructurados y se caracterizan por su durabilidad y escalabilidad.
- Software de archivo: Gestiona la clasificación, indexación, migración y recuperación de datos, a menudo integrándose con los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) existentes.
En circunstancias aún más específicas, algunas organizaciones pueden utilizar almacenamiento óptico (como discos Blu-ray) para archivos inmutables, aunque esto es menos común para el archivo empresarial a gran escala debido a las limitaciones de capacidad.
¿Cuál es la diferencia entre archivar y respaldar datos?
Los sistemas de archivo y respaldo tienen diferentes funciones dentro de la estructura de una organización. El archivo conserva los repositorios de datos que han llegado al final de su ciclo de vida. Cada tipo se centra en plazos, accesos e intervalos de almacenamiento específicos. El respaldo le permite crear copias de los datos que se utilizan actualmente en las operaciones y almacenarlas para la recuperación de incidentes o escenarios de continuidad del negocio.
- Respaldo: Se centra en datos activos y crea una copia que se almacenaría en los casos en que los datos originales se vuelvan inaccesibles o se corrompan.
- Archivo: Conserva datos inactivos según las reglas de retención, legales y comerciales definidas. Este proceso a menudo permite que el original se elimine de los sistemas primarios y se use para mantener registros, no para recuperar operaciones.
¿Cuáles son las bmejores prácticas para el archivo de contenido?
Las mejores prácticas para el archivo de contenido implican establecer políticas claras de retención de datos, clasificar los datos, mantener metadatos completos, probar la recuperación con regularidad y documentar a fondo la estrategia. Estas rutinas conforman la estructura común para los datos compilados durante un período de retención.
- Política de retención de datos: Establezca los detalles de la duración del almacenamiento y las fechas futuras de eliminación de archivos según corresponda.
- Clasificación de datos: Agrupe los elementos archivados por categoría seleccionada o contexto original.
- Metadatos completos: Asigne información de identificación o metadatos para cada registro archivado, con el propósito de facilitar su listado y acceso.
- Pruebas de recuperación periódicas: Establecer y seguir intervalos fijos para ver o recuperar archivos archivados en escenarios de muestra.
- Documentación exhaustiva: Mantener una referencia escrita para las tareas y los plazos relacionados con los procesos en curso.
¿Cómo pueden las organizaciones garantizar la seguridad del contenido archivado?
Las organizaciones abordan la seguridad del contenido archivado mediante medidas administrativas y técnicas de rutina:
- Cifrado fuerte: Se lleva a cabo tanto durante la transmisión como el almacenamiento de datos de acuerdo con reglas predefinidas.
- Controles de acceso robustos: Los procedimientos de acceso escritos asignan niveles de permiso y especifican los procesos necesarios para acceder a los materiales archivados.
- Comprobaciones periódicas de la integridad de los datos: comparar los valores de archivo en busca de evidencia de consistencia (por ejemplo, sumas de comprobación).
- Actualizaciones de software y hardware: Realiza actualizaciones y evaluaciones tanto de software como de hardware en un cronograma rutinario basado en criterios organizacionales.
- Plan de recuperación ante desastres: Mantiene copias de registros adicionales y confirma los pasos del procedimiento para la recuperación de la información.
Los procedimientos organizacionales definen el equilibrio entre controlar el acceso y poner la información a disposición en caso de necesidad.
¿Cuáles son los desafíos comunes asociados con el archivo de contenido?
Las consideraciones comunes durante el archivo de contenido pueden incluir las siguientes:
- Volumen y diversidad del contenido: Influye en los enfoques de organización y clasificación.
- Integridad a largo plazo y accesibilidad: Requiere una planificación cuidadosa para adaptarse a los posibles cambios en las tecnologías y estándares de almacenamiento.
- Cumplimiento normativo en evolución: Define los requisitos para herramientas de archivo adaptables y actualizadas.
- Tiempos de recuperación de datos: Algunas soluciones de almacenamiento pueden resultar en plazos de recuperación más largos, dependiendo de su estructura.
- Costos continuos: Implica la delegación de recursos para procesos como el almacenamiento de datos, el mantenimiento y la adopción de tecnología seleccionada
Para ayudar a mantener la precisión de los datos y la compatibilidad de formatos, se recomienda implementar transiciones rutinarias del contenido de archivo a nuevas plataformas, un método conocido como “data refreshing.”
Conclusión
El archivado de contenido se refiere a la colocación, retención y organización sistemáticas de activos digitales para respaldar los requisitos de las políticas y la gestión continua de la información. Esto incluye registrar contenido, seguir seguridad estandarizada y procedimientos de accesibilidad, y mantener la documentación asociada según lo requieran las condiciones y regulaciones. La selección y configuración de tecnologías de archivo apropiadas se asemeja a otros esfuerzos operativos destinados a la recuperación, revisión y manejo periódico de datos de manera consistente. Con el tiempo, la evaluación periódica ayuda a determinar si el almacenamiento y acceso a los datos reflejan los estándares organizacionales y los requisitos reglamentarios actuales.
