¿Quién necesita un DPA y por qué?
Las organizaciones de todos los tamaños necesitan un DPA si trabajan con procesadores externos y se clasifican a sí mismas como «controladores de datos». Estos acuerdos definen los requisitos legales y los procedimientos relacionados con la protección de información personal.
Necesita DPA en particular cuando cumple con diferentes leyes de datos por los siguientes motivos:
- Se puede evitar las sanciones o multas relacionadas con las violaciones de la privacidad de datos si se adhiere a las regulaciones pertinentes.
- Para describir cómo trabajarán juntos los procesadores y los controladores. Esto incluye describir los datos que procesará y sus razones para hacerlo.
¿Cuáles son los elementos clave de un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA)?
Los DPA variarán ligeramente de una organización a otra, pero sus principios generales son similares. Algunos de los elementos principales de un DPA son:
- Propósito: Describe los datos que planeas procesar y por qué necesitas hacerlo.
- Derechos/responsabilidades: Identifica de qué es responsable cada parte y los derechos que tienen a lo largo del proceso.
- Medidas esenciales: Describe las medidas que has tomado en toda la empresa para proteger los datos. También debes mencionar qué medidas técnicas estás utilizando para proteger los datos (por ejemplo, la implementación de la autenticación multifactor).
- Disposiciones sobre la violación de datos: Describe qué harás si se produce una violación de datos y toma las medidas necesarias para evitar que ocurra.
- Derechos del interesado: Identifica los derechos de la persona cuyos datos estás utilizando.
Dedica tiempo a crear un DPA claro que cubra todos los ángulos; esto es esencial para generar confianza.
¿Cuáles son las obligaciones de manejo de datos del procesador en un DPA?
Las obligaciones de manejo del procesador identifican la responsabilidad del procesador de datos al manejar datos. Estas generalmente cubren los diversos elementos.
- El procesador es responsable de seguir todas las instrucciones del controlador.
- El procesador es responsable de mantener la confidencialidad de los datos.
- El procesador debe ayudar al controlador a cumplir con sus propios requisitos de protección de datos.
- El procesador podría ser responsable de cualquier violación de datos.
- El controlador puede auditar al procesador en cualquier momento.
- El procesador podría necesitar dar al controlador más información sobre cómo está procesando los datos.
¿Cómo protege un DPA los derechos de los interesados?
Los Acuerdos de Protección de Datos (DPA) describen los deberes y derechos tanto de los procesadores de datos como de los controladores, lo que puede contribuir a salvaguardar los derechos de los interesados. Estos documentos se desarrollan de acuerdo con las regulaciones y crean un marco para el procesamiento responsable de datos. Al describir las obligaciones y los derechos, los DPA forman una parte clave de los procedimientos de transparencia.
Las DPA también son importantes para respetar las solicitudes de los interesados. Esta documentación puede incluir el derecho a:
- Solicitar cambios a los datos
- Eliminar datos si ya no son necesarios
- Acceder a la información personal
Los procesadores tienen pautas claras sobre lo que pueden y no pueden hacer, lo que minimiza el riesgo de incumplimiento normativo.
Bajo un DPA, ¿cómo reportan las organizaciones las filtraciones de datos?
Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), las organizaciones deben informar las filtraciones de datos dentro de las 72 horas posteriores a su descubrimiento.
Usted es responsable de ponerse en contacto con la Autoridad de Protección de Datos (DPA). Al presentar su informe, debe cubrir varios detalles. Estos incluyen:
- El tipo y la naturaleza de la filtración de datos
- Número aproximado de personas afectadas
- Las categorías de personas afectadas por la filtración
- Lo que ha hecho para minimizar el impacto
Para las infracciones clasificadas como graves, como los ciberataques, el plazo para informar sigue siendo de 72 horas. Puede seguir las pautas de la DPA para informar sobre infracciones, y también es importante que haya elaborado un plan de respuesta a incidentes. En su plan de respuesta a incidentes, debe cubrir:
- Procedimientos de detección de infracciones
- Evaluación de riesgos
- Informar sobre infracciones de datos
- Responder y contener el problema lo antes posible
¿Qué ocurre con los datos al finalizar un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA)?
Los DPA pueden terminarse cuando los datos que se manejan ya no son necesarios. Durante el proceso de terminación, el procesador es responsable de eliminar todos los datos personales de forma segura. Alternativamente, pueden devolver la información al controlador, según lo que diga el controlador.
Incluso en este punto, el DPA sigue siendo importante. Esta documentación debe identificar todo el proceso de eliminación/devolución para que todas las partes puedan seguirlo. Es aún más importante para evitar el uso indebido de los datos.
En algunos casos, el procesador podría necesitar demostrar que ha eliminado o devuelto la información. Como resultado, debe mantener registros.
¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento de un DPA?
Las sanciones por incumplimiento de GDPR y otras regulaciones a través de un DPA pueden ser significativas, por lo que es importante comprenderlas y evitarlas. Si se encuentra en la UE/EEE, el GDPR podría imponer una multa del 4% de la facturación anual global o 20 millones de euros, lo que sea mayor.
Aunque estas sanciones son elevadas, sirven como elemento disuasorio para quienes no cumplen. Comprender lo que debe incluir en su DPA, junto con el procesamiento seguro de datos, es esencial. Debe conocer los tipos de infracción más comunes; normalmente se relacionan con prácticas de seguridad deficientes que resultan en filtraciones de datos.
Tampoco debes procesar nunca datos personales sin recibir consentimiento; puedes obtenerlo a través de banners de cookies del sitio web y confirmaciones de suscripción.
Conclusión
Los Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPA) son cruciales para las empresas que operan en jurisdicciones donde la protección de datos se toma en serio. Tu documentación debe describir explícitamente las funciones y responsabilidades de todos, y también debes describir lo que harás para contener posibles infracciones.
También debes usar los DPA para generar confianza con tus clientes y brindarles transparencia sobre cómo manejas su información. Asegúrate de que todos los involucrados, incluidos tus procesadores y controladores, conozcan sus derechos y obligaciones.
