¿Qué es la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA)?

¿Qué tipos de información personal y organizaciones están cubiertos por la PIPEDA? 

PIPEDA es relevante para cualquier entidad, como empresas y organizaciones sin fines de lucro, que recopila, utiliza o divulga personal y información sensible para fines comerciales. También abarca información personal de empleados y otras partes interesadas, como clientes y otras personas. A continuación, se muestran ejemplos de información personal que PIPEDA protege:

• Nombre;

• Dirección;

• Número de teléfono;

• Dirección de correo electrónico;

• Número de seguro social;

• Información de tarjeta de crédito;

• Historial médico;

• Historial laboral. 

Todas las organizaciones que entran dentro del ámbito de aplicación de PIPEDA deben adherirse a los diez principios de prácticas justas de información contenidos en la Ley, que rigen la recopilación, utilización y divulgación de información personal.

¿Cómo funciona el consentimiento de una persona para la recopilación de información personal en virtud de PIPEDA y cómo se puede obtener de forma válida? 

La LPRPDE exige que una organización obtenga su consentimiento antes de recopilar, usar o compartir sus datos personales. El consentimiento debe ser informado y voluntario. El consentimiento informado establece que usted debe saber qué información se recopila, el propósito detrás de su recopilación y con quién se compartirá. 

¿Debería modificarse la LPRPDE para incluir el derecho de las personas a acceder, corregir y transferir su información personal, y cuáles son las posibles implicaciones de tal cambio? 

Se ha propuesto como enmienda a la LPRPDE la capacidad de una persona para acceder, modificar y reubicar la información personal registrada por las empresas sobre ella. La modificación tiene como objetivo aumentar el control sobre la información personal proporcionada por las personas.  

Beneficios potenciales: Agregar estos derechos puede:

• Fomentar una mayor confianza a partir de una mayor transparencia sobre el uso de los datos.

• Empoderar a las personas al mejorar las capacidades de gestión de datos, lo que lleva a elecciones más informadas.

• Permitir que los proveedores de servicios compitan al facilitar la reubicación de datos entre servicios.  

Desafíos potenciales: Estas modificaciones también pueden conducir a:

• Gastos relativamente altos para que las organizaciones se adapten a las nuevas solicitudes y cambien los procesos tecnológica y operativamente.

• Limitaciones impuestas por los nuevos derechos individuales (en particular, la portabilidad) sobre la necesidad de datos para innovar o personalizar los servicios.

¿Cuáles son las limitaciones de PIPEDA en el contexto de las transferencias internacionales de datos y cómo se pueden abordar estas limitaciones? 

La PIPEDA gestiona las transferencias internacionales de datos principalmente con el principio de responsabilidad. Esto significa que la organización que transfiere los datos es responsable de ellos. Este sistema es diferente al de otras regiones donde las disposiciones de protección de datos para el país receptor pueden requerir un consentimiento específico de la región, lo que implica una determinación formal de adecuación o algún otro marco de aceptación para evaluar cómo se ofrece la protección de datos en el país donde se envían los datos. Las acciones específicas tomadas con respecto a estos problemas incluyen:  

• Responsabilidad: Cualquier organización que transfiera datos personales fuera de Canadá sigue siendo responsable de su protección.  

• Protección comparable: La organización debe garantizar contractualmente un nivel de protección comparable para la información mientras sea procesada por un tercero en el extranjero.  

• Transparencia: Las organizaciones deben informar a las personas, generalmente a través de políticas de privacidad, que su información puede ser transferida y procesada fuera de Canadá y puede estar sujeta a las leyes de esos países extranjeros.

¿Cómo gestiona PIPEDA las filtraciones de datos y los incidentes de seguridad, y cuáles son los requisitos de notificación para las organizaciones? 

Bajo PIPEDA, las organizaciones deben proteger los datos personales con medidas razonables. Si se produce una violación de cualquiera de estas salvaguardas, las organizaciones deben evaluar, considerando la sensibilidad de la violación y el daño potencial, si existe o no un Riesgo Real de Daño Significativo (RROSH). Si se cumple el umbral de RROSH, las organizaciones deben:  

• Informar de la violación a la Oficina del Comisionado de Privacidad (OPC) lo antes posible;

• Notificar a las personas afectadas con prontitud, de manera que permita a los afectados por el daño comprender la violación y tratar de mitigarla.

Además, independientemente de cualquier determinación de RROSH, las organizaciones deben conservar la documentación de todas las brechas de seguridad durante un período de 24 meses y proporcionar estos registros a la OPC cuando se soliciten. Incumplir deliberadamente estos requisitos de informes, notificación o retención de registros puede conllevar sanciones.

¿Cuáles son sus responsabilidades bajo la PIPEDA como organización o individuo? 

Si bien PIPEDA permite a las personas tomar el control de sus datos personales al otorgarles derechos específicos, también describe principalmente las obligaciones que tiene una organización con respecto a sus actividades comerciales. Las responsabilidades organizacionales, basadas en 10 FIP, incluyen:

• Responsabilidad: Identificar a una persona que garantice el cumplimiento de las políticas y procedimientos de privacidad, y que sea responsable de la protección de la información personal dentro de la organización.

• Identificación de Propósitos: La especificación del propósito debe ocurrir antes de la recopilación de información o simultáneamente con la actividad.

• Consentimiento: Recopilar, usar o divulgar información personal después de haber solicitado el consentimiento adecuado.

• Limitación de la Recopilación: Recopilar información de manera justa y legal, exclusivamente dentro del alcance de los fines identificados.

• Limitación de uso, divulgación y retención: Usar/divulgar solo para los fines indicados; conservar solo el tiempo que sea necesario.

• Precisión: La información conservada debe verificarse para que esté completa, actualizada y sea pertinente al propósito.

• Salvaguardas: Limitar el acceso a la información y protegerla del acceso no autorizado utilizando medidas de seguridad razonables que correspondan a la sensibilidad de la información.

• Transparencia: Las organizaciones deben divulgar las políticas y prácticas relativas a la gestión de la información.

• Acceso individual: La información relevante para los clientes se proporciona junto con oportunidades para realizar ajustes.

• Cumplimiento impugnado: La organización debe desarrollar políticas para recibir y responder a preguntas y quejas sobre el cumplimiento de la organización con sus políticas y procedimientos de privacidad.

Si un usuario tiene alguna pregunta sobre la PIPEDA o alguna inquietud sobre su privacidad, ¿qué pasos debe seguir para plantear sus inquietudes y buscar una solución? 

Para aclarar la LPRPDE o cualquier otra inquietud sobre la privacidad, el paso inicial es ponerse en contacto con la organización específica que usted cree que maneja su información. Su dirección y número de teléfono se encuentran en el sitio web o en las políticas de privacidad. Si la respuesta de la organización no es de su satisfacción, puede presentar una queja a la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá (OPC). Algunos ejemplos de las preguntas que deben dirigirse a la organización incluyen:  

• ¿Qué tipo de información se recopila de mí?

• ¿De qué maneras utilizan mi información?

• ¿Quién tiene acceso a mis datos?

¿Cuáles son las posibles consecuencias de violar la PIPEDA para organizaciones e individuos? 

La LPRPDE puede aplicar lo siguiente en caso de incumplimiento de la ley:

Para las organizaciones:

• Financiero: Posibles multas de hasta $100,000 CAD por violar conscientemente obligaciones específicas (como las reglas de notificación de infracciones o de mantenimiento de registros), junto con posibles órdenes judiciales para compensar a las personas afectadas.

• Legal: Exposición a demandas de individuos que buscan daños por perjuicios resultantes de la violación.

• Reputación: Daño a la reputación de la marca de la organización y pérdida de la confianza del cliente.

Para individuos:

• Daño: Las personas cuyos derechos de privacidad son violados pueden experimentar consecuencias como pérdidas financieras, robo de identidad o daño a la reputación.

• Reparación: Las personas afectadas pueden presentar quejas ante la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá y pueden reclamar daños y perjuicios a través de los tribunales.

Conclusión 

La Ley de Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos, o PIPEDA, es una de las legislaciones esenciales que protege los datos en Canadá. PIPEDA garantiza el manejo responsable de la información personal. Tiene 10 principios rectores, como la protección de datos y la limitación de la información recopilada a lo que es esencial. Además, los datos recopilados deben mantenerse confidenciales, junto con el uso de medidas de seguridad para evitar la divulgación no autorizada. 

El cambio propuesto a la actual PIPEDA permite a las personas acceder, corregir y transferir sus datos personales, lo que podría otorgar a los individuos un control más significativo sobre su información en comparación con el estado actual. Si bien hay lagunas en la transferencia internacional de datos y en la protección de los derechos individuales frente a la protección de los intereses comerciales, la legislación sobre el uso de la privacidad y los datos seguramente beneficiará a los canadienses. Hay esfuerzos continuos para perfeccionar las leyes de privacidad para que las personas y las empresas puedan utilizar tecnología moderna sin enfrentarse a fugas de datos menos perjudiciales.