Welche Technologien werden bei der Content-Archivierung eingesetzt?
Unternehmen verwenden eine Reihe von Tools für die Content-Archivierung und wählen häufig aus Optionen wie Magnetbandbibliotheken, Cloud-basierten Lösungen und Objektspeichersystemen. Die Entscheidung für das eine oder andere System hängt von der erwarteten Datenmenge, den geplanten Speicherfristen und den Zugriffsanforderungen ab. Zur Unterstützung von Koordination und Management steuern bestimmte Anwendungen mehrere Phasen im Datenmanagementzyklus.
- Magnetbandbibliotheken: Dienen zum Speichern großer Datenmengen, die für lange Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind und selten geprüft werden müssen.
- Cloudbasierte Archivierungslösungen: Anbieter wie Amazon S3 Glacier und Google Cloud Storage Coldline speichern Daten aus der Ferne und bieten anpassbare Zugriffsebenen, die für den periodischen oder verzögerten Abruf geeignet sind.
- Objektspeichersysteme: Nehmen unstrukturierte Daten auf und zeichnen sich durch Langlebigkeit und Skalierbarkeit aus.
- Archivierungssoftware: Verwaltet Datenklassifizierung, Indizierung, Migration und Abruf und lässt sich oft in bestehende Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) integrieren.
Unter noch spezifischeren Umständen verwenden einige Organisationen möglicherweise optische Speicher (wie Blu-ray-Discs) für unveränderliche Archive, obwohl dies aufgrund von Kapazitätsbeschränkungen bei der groß angelegten Unternehmensarchivierung weniger üblich ist.
Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Sicherung von Daten?
Archivierungs- und Backup-Systeme haben unterschiedliche Funktionen innerhalb einer Organisationsstruktur. Die Archivierung behält Datenbestände, die das Ende ihres Lebenszyklus erreicht haben. Jeder Typ konzentriert sich auf bestimmte Zeitrahmen, Zugriffe und Speicherintervalle. Backups ermöglichen es Ihnen, Kopien von Daten zu erstellen, die sich derzeit im operativen Gebrauch befinden, und diese für die Wiederherstellung im Notfall oder für Business-Continuity-Szenarien zu speichern.
- Backup: Konzentriert sich auf aktive Daten und erstellt eine Kopie, die gespeichert wird, falls die Originaldaten nicht mehr erreichbar sind oder beschädigt werden.
- Archivierung: Bewahrt inaktive Daten gemäß definierter Aufbewahrungs-, Rechts- und Geschäftsregeln. Dieser Prozess ermöglicht es oft, das Original von den Primärsystemen zu entfernen und stattdessen für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu verwenden, nicht für die Wiederherstellung des Betriebs.
Was sind die besten Vorgehensweisen für die Inhaltsarchivierung?
Zu den Best Practices für die Inhaltsarchivierung gehören die Festlegung klarer Richtlinien zur Datenaufbewahrung, die Klassifizierung von Daten, die Pflege umfassender Metadaten, regelmäßige Tests der Wiederherstellung und die sorgfältige Dokumentation der Strategie. Diese Routinen bilden die gemeinsame Struktur für kompilierte Daten über einen Aufbewahrungszeitraum.
- Richtlinie zur Datenaufbewahrung: Legen Sie gegebenenfalls Details zur Speicherdauer und zu zukünftigen Datumsangaben für die Entfernung von Dateien fest.
- Datenklassifizierung: Gruppieren Sie archivierte Elemente nach ausgewählter Kategorie oder ursprünglichem Kontext.
- Umfassende Metadaten: Weisen Sie jedem archivierten Datensatz identifizierende Informationen oder Metadaten zu, um eine einfache Auflistung und einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.
- Regelmäßige Wiederherstellungstests: Legen Sie feste Intervalle fest, um archivierte Dateien in ausgewählten Szenarien anzuzeigen oder abzurufen.
- Ausführliche Dokumentation: Führen Sie eine schriftliche Referenz für Aufgaben und Zeitpläne im Zusammenhang mit laufenden Prozessen.
Wie können Organisationen die Sicherheit archivierter Inhalte gewährleisten?
Organisationen gehen die Sicherheit archivierter Inhalte mit routinemäßigen administrativen und technischen Maßnahmen an:
- Starke Verschlüsselung: Erfolgt sowohl während der Übertragung als auch der Speicherung von Daten nach vorgegebenen Regeln.
- Robuste Zugriffskontrollen: Schriftliche Zugriffsverfahren legen Berechtigungsstufen fest und spezifizieren Prozesse, die für den Zugriff auf archivierte Materialien erforderlich sind.
- Regelmäßige Datenintegritätsprüfungen: Vergleichen Sie Archivwerte auf Konsistenz (z. B. Prüfsummen).
- Software- und Hardware-Updates: Führt Updates und Bewertungen von Software und Hardware routinemäßig nach organisatorischen Kriterien durch.
- Notfallwiederherstellungsplan: Pflegt zusätzliche Kopien von Datensätzen und bestätigt die Verfahrensschritte zur Wiederherstellung von Informationen.
Organisatorische Verfahren definieren das Gleichgewicht zwischen der Kontrolle des Zugriffs und der Bereitstellung von Informationen bei Bedarf.
Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Archivierung von Inhalten?
Häufige Überlegungen bei der Archivierung von Inhalten können Folgendes umfassen:
- Umfang und Vielfalt der Inhalte: Beeinflusst die Ansätze für Organisation und Klassifizierung.
- Langfristige Integrität und Barrierefreiheit: Erfordert sorgfältige Planung, um potenzielle Änderungen bei Speichertechnologien und -standards zu berücksichtigen.
- Sich entwickelnde regulatorische Compliance: Formt die Anforderungen an anpassungsfähige und aktualisierte Archivierungstools.
- Datenabrufzeiten: Einige Speicherlösungen können je nach ihrer Struktur zu längeren Abrufzeiten führen.
- Laufende Kosten: Beinhaltet die Delegierung von Ressourcen für Prozesse wie Datenspeicherung, Wartung und die Einführung ausgewählter Technologien
Um die Datengenauigkeit und Formatkompatibilität zu gewährleisten, wird empfohlen, routinemäßige Übergänge von Archivinhalten auf neue Plattformen zu implementieren, eine Methode, die als “Datenaktualisierung” bekannt ist.
Fazit
Inhaltsarchivierung bezieht sich auf die systematische Platzierung, Aufbewahrung und Organisation digitaler Assets zur Unterstützung von Richtlinienanforderungen und des laufenden Informationsmanagements. Dies umfasst die Aufzeichnung von Inhalten, gefolgt von standardisierte Sicherheit und Zugangsverfahren sowie die Pflege der zugehörigen Dokumentation gemäß den geltenden Bedingungen und Vorschriften. Die Auswahl und Konfiguration geeigneter Archivierungstechnologien ähnelt anderen operativen Bemühungen, die auf einen konsistenten Abruf, die Überprüfung und die regelmäßige Datenverarbeitung abzielen. Im Laufe der Zeit hilft eine regelmäßige Bewertung festzustellen, ob die Datenspeicherung und der Datenzugriff den aktuellen Organisationsstandards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
